Privacyverklaring

Officiële brieven bevatten persoonsgegevens. Deze verklaring legt uit wat DutchLetter met die gegevens doet en hoe lang ze worden bewaard. De verwerkingsverantwoordelijke is [TRADE NAME], KvK [KVK NUMBER], [STREET AND NUMBER] · [POSTCODE] [CITY] · Netherlands, support@dutchletter.nl.

Wat wordt verwerkt

• De brief. De foto of pdf wordt gebruikt om de snelle scan en het rapport te maken. Vóór de analyse wordt het burgerservicenummer (BSN) herkend en zwart gemaakt op de afbeelding en verwijderd uit de tekst. Bij verkeersboetes worden ook naam en adres en kenteken verborgen. De originele afbeelding wordt direct na deze stap gewist. Alleen de geanonimiseerde tekst wordt bewaard.
• Bijzondere persoonsgegevens. Brieven kunnen gegevens bevatten over gezondheid of uitkeringen of strafzaken. Deze gegevens worden alleen verwerkt met de uitdrukkelijke toestemming die bij het uploaden wordt gegeven (artikel 9 lid 2 onder a AVG) en alleen om de brief uit te leggen.
• E-mailadres. Alleen als de gebruiker het invult. Het wordt gebruikt voor de link naar het rapport en de factuur en hooguit één herinnering voor de termijn.
• Betaalgegevens. Betalingen worden verwerkt door Mollie B.V. als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. DutchLetter ontvangt alleen de betaalstatus en een betaalkenmerk.
• Technische gegevens. De server bewaart standaard toegangslogs. Een cookieloze bezoekteller registreert het pad van de pagina en de verwijzende site en een dagelijks wisselende hash van het IP-adres. Er worden geen advertentiepixels en geen volgcookies gebruikt.

Waarom en op welke grondslag

De verwerking is nodig om de dienst uit te voeren die de gebruiker vraagt (artikel 6 lid 1 onder b AVG). De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is gebaseerd op uitdrukkelijke toestemming. Toegangslogs worden bewaard op grond van een gerechtvaardigd belang bij beveiliging.

Wie gegevens ontvangt

• Anthropic (VS) levert het AI-model dat de geanonimiseerde tekst leest en de uitleg maakt. Er geldt een verwerkersovereenkomst met EU-standaardbepalingen. Anthropic gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen.
• Mollie B.V. (Nederland) verwerkt betalingen.
• Resend verstuurt e-mails. Er geldt een verwerkersovereenkomst met EU-standaardbepalingen.
• De servers staan in de Europese Unie.

Hoe lang gegevens worden bewaard

• Originele afbeeldingen: direct na het anonimiseren gewist.
• Geanonimiseerde tekst en rapporten: 30 dagen na aanmaak gewist. De gebruiker kan ze eerder wissen met de knop "verwijder mijn gegevens" op de rapportpagina.
• E-mailadres en herinnering: gewist samen met het rapport.
• Facturen en betaalkenmerken: 7 jaar bewaard zoals de belastingwet vereist. Ze bevatten de brief niet.
• Back-ups: 14 dagen bewaard. Volledige verwijdering duurt daardoor hooguit 44 dagen.

Rechten

Gebruikers kunnen inzage vragen in hun gegevens en om correctie of verwijdering. Verzoeken gaan naar support@dutchletter.nl. Een klacht kan ook worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

De website gebruikt geen cookies. De app gebruikt één functionele cookie die nodig is om een rapport te tonen aan de persoon die het heeft geüpload. Voor deze cookie is geen toestemmingsbanner nodig.